Лицензия получена: что делать дальше, чтобы проверка через год не стала проблемой

— соблюдаются ли лицензионные требования;

— работают ли специалисты, заявленные при получении лицензии;

— соответствует ли помещение установленным условиям;

— ведется ли обязательный учет;

— актуальны ли внутренние документы;

— проводится ли обучение работников.

Система контроля после получения лицензии позволяет вовремя обнаружить расхождения и устранить их до проверки.

Лицензия выдается под конкретные условия деятельности. В лицензирующий орган предоставляются сведения о помещении, оборудовании, специалистах, руководителе, адресе деятельности и других значимых обстоятельствах.

Если через некоторое время изменится персонал, появится новое помещение, будет приобретено дополнительное оборудование или расширится перечень услуг, первоначальные сведения могут перестать соответствовать фактическому положению дел.

Перечень зависит от конкретной сферы, однако чаще всего необходимы:

— регламент оказания услуг или выполнения работ;

— порядок приема клиентов и оформления документов;

— инструкция по хранению документов;

— порядок взаимодействия сотрудников;

— регламент обработки обращений и претензий;

— порядок внутреннего контроля качества;

— инструкция по защите информации и персональных данных.

Инспектор оценивает не только наличие документа, но и его связь с реальной работой.
Например, если организация оказывает лицензируемые услуги, а порядок их оказания нигде не описан, возникает вопрос о контроле качества и ответственности сотрудников.

Если регламент утвержден руководителем и используется на практике, это снижает количество вопросов во время проверки.

Если деятельность связана с оборудованием, дополнительно оформляются:

● инструкции по эксплуатации;

● порядок технического обслуживания;

● правила допуска к работе;

● действия при неисправностях.

Внутренние регламенты помогают сотрудникам действовать по единым правилам. При проверке такие документы подтверждают, что деятельность организована системно.

Для большинства организаций и ИП актуальны:

• журнал инструктажей;

• журнал регистрации обращений клиентов;

• журнал внутреннего контроля;

• журнал учета проверок;

• журнал регистрации происшествий и нарушений;

• журнал учета технического обслуживания оборудования.


В лицензируемых сферах с повышенными требованиями могут использоваться дополнительные формы учета.

Инспекторы обычно обращают внимание на следующие моменты:

• регулярность внесения записей;

• наличие подписей ответственных лиц;

• отсутствие пропусков по датам;

• соответствие записей фактическим событиям;

• наличие утвержденной формы журнала.


Если оборудование проходит обслуживание раз в квартал, записи должны подтверждать каждое обслуживание. Если проводится инструктаж сотрудников, журнал должен содержать сведения обо всех работниках.

Журналы помогают подтвердить выполнение обязательных действий. Именно они чаще всего становятся предметом изучения во время контрольных мероприятий.

Состав журналов зависит от вида лицензируемой деятельности.

Обычно контролируются:

● руководитель организации или ИП;

● ответственные специалисты;

● сотрудники, непосредственно оказывающие услуги;

● работники, использующие оборудование;

● лица, отвечающие за внутренний контроль.


При изменении состава работников необходимо своевременно обновлять документы и подтверждать соответствие сотрудников требованиям лицензии.

Для проверки обычно готовят:

● дипломы;

● свидетельства;

● удостоверения;

● сертификаты повышения квалификации;

● протоколы проверки знаний;

● программы обучения;

● журналы инструктажей.


Удобно хранить копии документов в отдельной кадровой папке по каждому специалисту.

После получения лицензии работа с персоналом не заканчивается. Новые сотрудники принимаются на работу, специалисты проходят повышение квалификации, меняются требования законодательства.

Проверка квалификации персонала входит в перечень стандартных контрольных мероприятий для многих лицензируемых сфер.

Создайте перечень событий, которые требуют проверки лицензионных условий:

● смена юридического адреса;

● изменение адреса осуществления деятельности;

● открытие нового объекта;

● покупка оборудования;

● замена ответственного специалиста;

● изменение наименования бизнеса;

● изменение перечня оказываемых услуг;

● изменение контактных данных.

Каждое такое событие желательно фиксировать отдельной записью во внутреннем журнале контроля изменений.

Значительная часть нарушений возникает после изменений в бизнесе, которые кажутся незначительными для предпринимателя.

Например, смена адреса, расширение площади или прием нового специалиста могут потребовать дополнительных действий со стороны лицензиата.

Новый сотрудник

Что проверить
Соответствие квалификационным требованиям

Какие документы подготовить
Диплом, трудовой договор, приказ

Новое оборудование

Что проверить
Допустимость использования

Какие документы подготовить
Паспорт оборудования, инструкция

Новое оборудование

Что проверить
Допустимость использования

Какие документы подготовить
Паспорт оборудования, инструкция

Расширение услуг

Что проверить
Соответствие лицензии

Какие документы подготовить
Анализ лицензионных требований

Смена руководителя

Что проверить
Обязанность уведомления

Какие документы подготовить
Приказ, регистрационные документы

Изменение реквизитов

Что проверить
Актуальность сведений

Какие документы подготовить
Уведомления и внутренние документы

Смена помещения

Что проверить
Соответствие лицензионным условиям

Какие документы подготовить
Документы на объект, план помещения

Диплом, трудовой договор, приказ




Документы на объект, план помещения



Паспорт оборудования, инструкция



Анализ лицензионных требований



Приказ, регистрационные документы



Уведомления и внутренние документы

Соответствие квалификационным требованиям



Соответствие лицензионным условиям



Допустимость использования



Соответствие лицензии




Обязанность уведомления



Актуальность сведений

Диплом, трудовой договор, приказ


Документы на объект, план помещения

Паспорт оборудования, инструкция

Анализ лицензионных требований

Приказ, регистрационные документы

Уведомления и внутренние документы

Соответствие квалификационным требованиям

Соответствие лицензионным условиям

Допустимость использования

Соответствие лицензии


Обязанность уведомления


Актуальность сведений

Такая таблица помогает быстро определить, какие действия потребуются после каждого изменения.

Диплом, трудовой договор, приказ


Документы на объект, план помещения

Паспорт оборудования, инструкция

Анализ лицензионных требований

Приказ, регистрационные документы

Уведомления и внутренние документы

Соответствие квалификационным требованиям

Соответствие лицензионным условиям

Допустимость использования

Соответствие лицензии

Обязанность уведомления

Актуальность сведений

Диплом, трудовой договор, приказ


Документы на объект, план помещения


Паспорт оборудования, инструкция

Анализ лицензионных требований

Приказ, регистрационные документы

Уведомления и внутренние документы

Соответствие квалификационным требованиям

Соответствие
лицензионным
условиям

Допустимость использования

Соответствие лицензии

Обязанность уведомления

Актуальность сведений

15–20 мин

15–20 мин


15 мин


20 мин


15 мин

15 мин


10–15 мин


10 мин

10–15 мин

Проверьте:

— актуальность лицензии;

— наличие обязательных приложений;

— состояние журналов;

— наличие подписей сотрудников;

— документы по обучению;

— регламенты и инструкции;

— документы на оборудование;

— кадровые документы;

— сведения о произошедших изменениях.


Результаты аудита желательно фиксировать отдельным актом или отчетом. Этот документ показывает, что контроль осуществляется регулярно.

Помните: лицензия открывает дорогу к работе, а внутренний контроль помогает двигаться по ней без лишних остановок.

Организации, которые редко получают замечания, обычно используют внутренний аудит по расписанию.

Для проверки достаточно выделять несколько часов раз в квартал.

Наиболее распространены:

— отсутствие обязательных журналов;

— инструкции, которые не обновлялись несколько лет;

— отсутствие подтверждения обучения сотрудников;

— работа новых специалистов без оформления необходимых документов;

— приобретение оборудования без анализа лицензионных требований;

— изменение адреса деятельности без проверки последствий для лицензии;

— отсутствие внутреннего контроля и самопроверок.


Большинство этих нарушений выявляется еще до визита инспектора, если организация регулярно проводит внутренний аудит.

Во многих сферах перечень нарушений остается практически одинаковым.

После получения лицензии начинается этап постоянного соблюдения лицензионных требований. Регламенты определяют порядок работы сотрудников, журналы подтверждают выполнение обязательных действий, документы об обучении показывают квалификацию персонала, а система контроля изменений позволяет своевременно реагировать на новые обстоятельства. Когда эти элементы работают вместе, проверка проходит значительно спокойнее и требует меньше времени на поиск документов и объяснения.

Если вы уже получили лицензию и хотите исключить риски при последующих проверках, наши специалисты помогут провести аудит действующей системы документооборота, подготовят комплект регламентов и журналов под ваш вид деятельности, проверят кадровые документы и разработают порядок контроля изменений, который позволит поддерживать соответствие лицензионным требованиям на постоянной основе.