ТОП‑30 замечаний, которые находят при проверках по лицензируемой деятельности (и как закрыть их заранее)

Основные причины:
▹несвоевременное обновление документов;
▹отсутствие внутреннего контроля;
▹кадровые ошибки;
▹изменения в деятельности без уведомления;
▹формальное ведение документации;
▹незнание актуальных требований законодательства.

Даже небольшое нарушение может стать основанием для санкций.

Своевременно переоформлять изменения

Издать приказ и оформить документы

Проверить образование и стаж

Контролировать сроки обучения

Хранить сертификаты и удостоверения

Утвердить актуальные инструкции

Провести кадровый аудит

Вести обязательные журналы

Назначить ответственных за ведение

Систематизировать внутренние документы

Провести предварительную проверку

Подготовить аренду или право собственности

Контролировать сроки договоров

Проверить требования к оснащению

Вести сервисную документацию

Собрать подтверждающие документы

Проверить виды выполняемых работ

Подать изменения заранее

Назначить ответственных лиц

Разработать регламенты

Организовать архив

Проводить инструктажи

Подготовить копии трудовых документов

Контролировать сроки уведомления

Провести внутреннюю проверку

Организовать регулярное обслуживание

Обновить информацию

Назначить ответственных

Обновить шаблоны

Хранить закрывающие документы

Адрес деятельности не соответствует лицензии

Не назначен ответственный специалист

Специалист не соответствует требованиям

Просрочены удостоверения сотрудников

Нет подтверждения повышения квалификации

Отсутствуют должностные инструкции

Неверно оформлены трудовые договоры

Нет журналов учета

Журналы заполнены формально

Нет приказов по лицензируемой деятельности

Помещение не соответствует требованиям

Нет документов на помещение

Истек срок аренды

Нет обязательного оборудования

Оборудование не обслуживается

Нет сертификатов на оборудование

Несоответствие фактической деятельности лицензии

Новый объект не внесен в лицензию

Отсутствует внутренний контроль

Нет локальных инструкций

Документы хранятся бессистемно

Сотрудники не знают свои обязанности

Нет подтверждения стажа сотрудников

Не уведомлен лицензирующий орган об изменениях

Нарушения санитарных требований

Нет актов проверок оборудования

Несоответствие вывесок и реквизитов

Не ведется учет документов

Используются устаревшие формы документов

Нет подтверждения устранения прошлых нарушений

Своевременно переоформлять изменения

Издать приказ и оформить документы


Проверить образование и стаж


Контролировать сроки обучения


Хранить сертификаты и удостоверения


Утвердить актуальные инструкции

Провести кадровый аудит


Вести обязательные журналы

Назначить ответственных за ведение

Систематизировать внутренние документы

Провести предварительную проверку

Подготовить аренду или право собственности

Контролировать сроки договоров

Проверить требования к оснащению


Вести сервисную документацию

Собрать подтверждающие документы

Проверить виды выполняемых работ


Подать изменения заранее

Назначить ответственных лиц

Разработать регламенты


Организовать архив


Проводить инструктажи


Подготовить копии трудовых документов

Контролировать сроки уведомления


Провести внутреннюю проверку

Организовать регулярное обслуживание


Обновить информацию


Назначить ответственных


Обновить шаблоны


Хранить закрывающие документы

Адрес деятельности не соответствует лицензии


Не назначен ответственный специалист

Специалист не соответствует требованиям

Просрочены удостоверения сотрудников

Нет подтверждения повышения квалификации

Отсутствуют должностные инструкции

Неверно оформлены трудовые договоры

Нет журналов учета


Журналы заполнены формально

Нет приказов по лицензируемой деятельности

Помещение не соответствует требованиям

Нет документов на помещение


Истек срок аренды

Нет обязательного оборудования

Оборудование не обслуживается

Нет сертификатов на оборудование


Несоответствие фактической деятельности лицензии

Новый объект не внесен в лицензию

Отсутствует внутренний контроль

Нет локальных инструкций

Документы хранятся бессистемно

Сотрудники не знают свои обязанности

Нет подтверждения стажа сотрудников

Не уведомлен лицензирующий орган об изменениях

Нарушения санитарных требований

Нет актов проверок оборудования


Несоответствие вывесок и реквизитов

Не ведется учет документов

Используются устаревшие формы документов

Нет подтверждения устранения прошлых нарушений

№1
Типовое замечание
Адрес деятельности не соответствует лицензии

Как закрыть заранее
Своевременно переоформлять изменения


№2
Типовое замечание
Не назначен ответственный специалист

Как закрыть заранее
Не назначен ответственный специалист


№3
Типовое замечание
Специалист не соответствует требованиям

Как закрыть заранее
Проверить образование и стаж


№4
Типовое замечание
Просрочены удостоверения сотрудников

Как закрыть заранее
Контролировать сроки обучения


№5
Типовое замечание
Нет подтверждения повышения квалификации

Как закрыть заранее
Хранить сертификаты и удостоверения


№6
Типовое замечание
Отсутствуют должностные инструкции

Как закрыть заранее
Утвердить актуальные инструкции


№7
Типовое замечание
Неверно оформлены трудовые договоры

Как закрыть заранее
Провести кадровый аудит


№8
Типовое замечание
Нет журналов учета

Как закрыть заранее
Вести обязательные журналы


№9
Типовое замечание
Журналы заполнены формально

Как закрыть заранее
Назначить ответственных за ведение


№10
Типовое замечание
Нет приказов по лицензируемой деятельности

Как закрыть заранее
Систематизировать внутренние документы


№11
Типовое замечание
Помещение не соответствует требованиям

Как закрыть заранее
Провести предварительную проверку


№12
Типовое замечание
Нет документов на помещение

Как закрыть заранее
Подготовить аренду или право собственности


№13
Типовое замечание
Истек срок аренды

Как закрыть заранее
Контролировать сроки договоров


№14
Типовое замечание
Нет обязательного оборудования

Как закрыть заранее
Проверить требования к оснащению


№15
Типовое замечание
Оборудование не обслуживается

Как закрыть заранее
Вести сервисную документацию


№16
Типовое замечание
Нет сертификатов на оборудование

Как закрыть заранее
Собрать подтверждающие документы


№17
Типовое замечание
Несоответствие фактической деятельности лицензии

Как закрыть заранее
Проверить виды выполняемых работ


№18
Типовое замечание
Новый объект не внесен в лицензию

Как закрыть заранее
Подать изменения заранее


№19
Типовое замечание
Отсутствует внутренний контроль

Как закрыть заранее
Назначить ответственных лиц


№20
Типовое замечание
Нет локальных инструкций

Как закрыть заранее
Разработать регламенты


№21
Типовое замечание
Документы хранятся бессистемно

Как закрыть заранее
Организовать архив


№22
Типовое замечание
Сотрудники не знают свои обязанности

Как закрыть заранее
Проводить инструктажи


№23
Типовое замечание
Нет подтверждения стажа сотрудников

Как закрыть заранее
Подготовить копии трудовых документов

№24
Типовое замечание
Не уведомлен лицензирующий орган об изменениях

Как закрыть заранее
Контролировать сроки уведомления


№25
Типовое замечание
Нарушения санитарных требований

Как закрыть заранее
Провести внутреннюю проверку


№26
Типовое замечание
Нет актов проверок оборудования

Как закрыть заранее
Организовать регулярное обслуживание

№27
Типовое замечание
Несоответствие вывесок и реквизитов

Как закрыть заранее
Обновить информацию

№28
Типовое замечание
Не ведется учет документов

Как закрыть заранее
Назначить ответственных


№29
Типовое замечание
Используются устаревшие формы документов

Как закрыть заранее
Обновить шаблоны

№30
Типовое замечание
Нет подтверждения устранения прошлых нарушений

Как закрыть заранее
Хранить закрывающие документы

Своевременно переоформлять изменения

Издать приказ и оформить документы

Проверить образование и стаж


Контролировать сроки обучения


Хранить сертификаты и удостоверения

Утвердить актуальные инструкции


Провести кадровый аудит


Вести обязательные журналы

Назначить ответственных за ведение

Систематизировать внутренние документы

Провести предварительную проверку

Подготовить аренду или право собственности

Контролировать сроки договоров

Проверить требования к оснащению


Вести сервисную документацию

Собрать подтверждающие документы

Проверить виды выполняемых работ

Подать изменения заранее

Назначить ответственных лиц

Разработать регламенты

Организовать архив

Проводить инструктажи


Подготовить копии трудовых документов

Контролировать сроки уведомления


Провести внутреннюю проверку

Организовать регулярное обслуживание

Обновить информацию


Назначить ответственных

Обновить шаблоны


Хранить закрывающие документы

Адрес деятельности не соответствует лицензии

Не назначен ответственный специалист

Специалист не соответствует требованиям

Просрочены удостоверения сотрудников

Нет подтверждения повышения квалификации

Отсутствуют должностные инструкции

Неверно оформлены трудовые договоры

Нет журналов учета

Журналы заполнены формально

Нет приказов по лицензируемой деятельности

Помещение не соответствует требованиям

Нет документов на помещение


Истек срок аренды

Нет обязательного оборудования

Оборудование не обслуживается

Нет сертификатов на оборудование


Несоответствие фактической деятельности лицензии

Новый объект не внесен в лицензию

Отсутствует внутренний контроль

Нет локальных инструкций

Документы хранятся бессистемно

Сотрудники не знают свои обязанности

Нет подтверждения стажа сотрудников

Не уведомлен лицензирующий орган об изменениях

Нарушения санитарных требований

Нет актов проверок оборудования


Несоответствие вывесок и реквизитов

Не ведется учет документов

Используются устаревшие формы документов

Нет подтверждения устранения прошлых нарушений

Некоторые замечания могут привести не только к штрафу, но и к приостановке лицензии.

• медицины;
• фармацевтики;
• строительства;
• перевозок;
• образовательной деятельности;
• промышленной безопасности.

✘ отсутствие ответственного специалиста;
✘ работа по адресу, не указанному в лицензии;
✘ отсутствие обязательного оборудования;
✘ несоответствие помещения требованиям;
✘ предоставление недостоверных сведений;
✘ деятельность вне рамок лицензии.

Проверяют:
— договор аренды;
— право собственности;
— соответствие объекта требованиям;
— фактический адрес деятельности.

Инспекторы часто обращают внимание на:
— журналы;
— инструкции;
— регламенты;
— учетные документы;
— приказы.

Обычно запрашивают:
— приказы;
— дипломы;
— удостоверения;
— трудовые договоры;
— документы о повышении квалификации.

Большинство нарушений можно было устранить заранее за несколько дней.

Компания проходила плановую проверку по лицензируемой деятельности. Руководство считало, что все документы в порядке.

01. штраф;
02. предписание;
03. повторная контрольная проверка.

01. просроченные удостоверения сотрудников;
02. отсутствие приказа о назначении ответственного лица;
03. несоответствие адреса склада данным лицензии;
04. неактуальные внутренние инструкции.

Частая проблема — отсутствие сотрудника, который контролирует:
— сроки документов;
— изменения законодательства;
— обновление данных;
— взаимодействие с госорганами.

Не стоит ждать проверки. Лучше периодически:
— пересматривать шаблоны;
— обновлять инструкции;
— проверять кадровые документы;
— контролировать сроки действия удостоверений.

Перед проверкой рекомендуется проверить:
— лицензионные документы;
— кадровую документацию;
— сроки удостоверений;
— сведения об адресах;
— наличие журналов;
— документы на оборудование.

✓ действующая лицензия;
✓ актуальные сведения об адресах;
✓ назначенный ответственный специалист;
✓ подтверждение квалификации сотрудников;
✓ внутренние инструкции;
✓ журналы учета;
✓ документы на помещение;
✓ документы на оборудование;
✓ подтверждение устранения прошлых замечаний.

● финансовые потери;
● ограничения деятельности;
● повторные проверки;
● репутационные риски;
● приостановка лицензии.

Предварительная подготовка помогает избежать большинства проблем.

✓ провести аудит лицензионной деятельности;
✓ выявить потенциальные нарушения;
✓ подготовить документы;
✓ проверить соответствие персонала и помещений требованиям;
✓ подготовить компанию к проверке;
✓ минимизировать риск штрафов и предписаний.

Сопровождаем компании по вопросам лицензирования и помогаем заранее устранить слабые места, чтобы проверки проходили спокойно и без критичных последствий для бизнеса.